Hợp pháp hóa lãnh sự hay còn được biết đến là công chứng dấu của Đại sứ quán là một bước cực kỳ quan trọng trong quá trình xử lý hồ sơ xin học bổng Du học Trung Quốc cũng như du học các quốc gia khác. Vậy cụ thể cách Hợp pháp hóa lãnh sự, công chứng tại Đại sứ quán như thế nào, Riba.vn xin mời các bạn theo dõi bài viết hướng dẫn chi tiết dưới đây nhé.
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Đối với người nước ngoài đến Việt Nam
“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài, để giấy tờ hay tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”
Đối với người Việt Nam đi du học hoặc xuất khẩu lao động sang nước ngoài
“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi mà bạn muốn đến chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của bạn, để giấy tờ hay tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại quốc gia nơi bạn đến”. Cơ quan chức năng này thường là Đại sứ quán của quốc gia đó tại Việt Nam.
Công việc Hợp pháp hóa lãnh sự cần được thông qua Bộ ngoại giao xác nhận, chứng thực trước khi gửi đến các cơ quan có thẩm quyền liên quán tiến hành hợp pháp hóa.
Quy trình làm hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc
Công chứng giấy tờ
Dịch và công chứng giấy tờ, tài liệu cần Hợp pháp hóa lãnh sự
Bước 1: Xin tem ở Cục lãnh sự
Xác thực giấy tờ, tài liệu có giá trị thực và không phải tài liệu giả.
Bước 2: Công chứng tại Đại sứ quán Trung Quốc
Dịch và công chứng giấy tờ, tài liệu cần Hợp pháp hóa lãnh sự.
Bước 3: Dịch thuật công chứng giấy tờ
Các bạn đem toàn bộ Giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự đi dịch thuật công chứng sang tiếng Trung với dấu công chứng của cơ quan nhà nước (Ví dụ: dấu công chứng của Phòng hoặc Sở Tư Pháp…)
Trong trường hợp các bạn không biết công chứng tại đâu hoặc không có thời gian đi công chứng và muốn nhanh, tiện lợi với chi phí siêu tốt, hãy tham khảo Dịch vụ dịch thuật công chứng tại Riba, với các ưu điểm sau:
- Công chứng tại Sở Tư Pháp thành phố Hà Nội
- Dịch thuật công chứng chỉ cần gửi bản scan màu của bản gốc qua email của RIBA
- Phí dịch thuật siêu tốt: 50.000đ/trang
- Với kinh nghiệm xử lý hơn 400 hồ sơ đỗ học bổng Trung Quốc, Chất lượng dịch thuật luôn được đảm bảo
- Hỗ trợ scan và gửi lại bản pdf trước khi gửi bản cứng về địa chỉ nhận bưu kiện
- Hỗ trợ tư vấn xử lý hồ sơ apply nếu có sai sót
Xin Tem Chứng nhận ở Cục lãnh sự
Tem chứng nhận / Hợp pháp hóa lãnh sự có vai trò xác thực thông tin, con dấu, chữ ký trên tài liệu có giá trị thực và đủ điều kiện để tiến hành Hợp pháp hóa lãnh sự.
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Bộ hồ sơ đã thông qua dịch thuật công chứng tiếng Trung
- Bộ hồ sơ bản gốc
- Căn cước công dân/Chứng minh thư nhân dân/Hộ chiếu
- Tờ khai xin Hợp pháp hóa lãnh sự (Download)
(Các bạn có thể không cần chuẩn bị trước vì ở Cục lãnh sự có hỗ trợ máy in và máy tính, tuy nhiên có thể bạn sẽ phải chờ đợi đến lượt hoặc gặp máy phỏng và mất công chạy ra ngoài tìm nơi in form với chi phí cắt cổ). Riba kiến nghị bạn nên chủ động chuẩn bị trước khi đi xin Tem để quá trình xin được thuận lợi nhất.)
Hướng dẫn điền tờ khai
Các bạn truy cập Cổng dịch vụ công bộ ngoại giao tại địa chỉ website sau: https://dichvucong.mofa.gov.vn/web/cong-dich-vu-cong-bo-ngoai-giao/to-khai-truc-tuyen#/?renew=90
Sau đó chọn Mẫu Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tài liệu như hình dưới đây.
Chọn nơi nộp tờ khai mà bạn muốn nộp, bao gồm:
- Cục lãnh sự
- Sở Ngoại vụ Tp Hồ Chí Minh
Điền các thông tin theo yêu cầu của hệ thống, bao gồm:
- Tên giấy tờ: Chọn loại giấy tờ bạn muốn làm hợp pháp hóa
- Loại giấy tờ: Là loại giấy tờ bạn mang đến nộp
- Tổng số bản: Số lượng bản cần hợp pháp hóa lãnh sự. Bạn sẽ nhận được số lượng Tem tương ứng.
- Số hiệu của giấy tờ: Bất cứ loại giấy tờ nào cũng có Số hiệu, ví dụ: Bằng tốt nghiệp nằm ở góc dưới bên trái.
- Tên người được cấp giấy tờ: Họ và tên chính chủ bên trên giấy tờ đó
- Cơ quan cấp: Là đơn vị cấp giấy tờ, đóng dấu cho giấy tờ đó (khi nhập từ khoá vào ô tìm kiếm, bạn nên nhập các từ khoá ngắn ví dụ: Hải Phòng, Sở Giáo dục… để hệ thống dễ dàng trả về kết quả nhất có thể nhé.)
- Người ký: Tên người có thẩm quyền ký xác nhận trên loại giấy tờ của bạn.
- Chức vụ của người ký
- Ngày ký: là ngày cấp giấy tờ đó cho bạn.
Sau đó các bạn click Thêm vào danh sách để tạo yêu cầu hợp pháp hoá lãnh sự cho loại giấy tờ mà bạn vừa nhập. Trong trường hợp bạn cần hợp pháp hoá lãnh sự cho nhiều loại giấy tờ, hãy thực hiện lại công đoạn phía trên.
10. Họ tên người nộp hồ sơ: Nếu bạn trực tiếp đi làm hợp pháp hoá lãnh sự hãy ghi tên của bạn. Trong trường hợp một người khác đi làm hợp pháp hoá lãnh sự thì cần ghi thông tin của người đó.
11. Số CMND: Số CMND hoặc CCCD của người đi làm hợp pháp hoá
12. Địa chỉ liên lạc của người đi làm hợp pháp hoá
13: Số điện thoại liên hệ
14. Email:
15. Lựa chọn khu vực quốc gia mà bạn muốn dùng loại giấy tờ đó sau khi hoàn thành hợp pháp hoá.
16. Mục đích sử dụng: Chọn mục đích sử dụng của bạn
Sau cùng các bạn click vào Tạo tờ khai để lưu bản PDF với thông tin đã điền bên trên và in ra để nộp nhé.
Chú ý: Đối với người đi làm hộ Hợp pháp hoá lãnh sự cho người khác, cần phải cung cấp thêm giấy uỷ quyền do người chủ giấy tờ cung cấp và ký tên đầy đủ.
Địa điểm nộp hồ sơ xin Tem
Tại Hà Nội
- Nộp hồ sơ xin Tem hợp pháp hóa lãnh sự: Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao)
- Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
- Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: Từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bẩy, trừ các ngày lễ, Tết.
Tại Thành phố Hồ Chí Minh
- Nộp hồ sơ xin Tem hợp pháp hóa lãnh sự: Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao).
- Địa chỉ: Số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.
- Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: Từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bẩy, trừ các ngày lễ, Tết.
Sau khi in form và ký tên đầy đủ cũng như chuẩn bị xong tất cả các giấy tờ cần thiết, bạn mang tất cả giấy tờ đưa cho nhân viên ở bộ phận tiếp nhận hồ sơ, tiến hành nộp phí xin Tem và phí gửi hồ sơ (vì thời điểm hiện tại dịch hoành hành nên họ không cho ra lấy trực tiếp mà sẽ gửi giấy về cho mình), tổng chi phí hết 230.000đ.
Thời gian xử lý xác thực hồ sơ và cấp Tem hợp pháp hoá lãnh sự kéo dài 1 tuần, sau đó các bạn sẽ nhận lại được giấy tờ đã được dán Tem thông qua chuyển phát nhanh.
Có thể bạn quan tâm: Cẩm nang hướng dẫn Tự Apply 151 loại học bổng Trung Quốc từ A-Z
Hoàn thành hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán
Bước cuối cùng, các bạn chỉ cần đến Đại sứ quán Trung Quốc để xin công chứng để hoàn thành hợp pháp hoá lãnh sự.
Tại Hà Nội
- Đại sứ quán Trung Quốc tại Hà Nội
- Địa chỉ: 46 Hoàng Diệu, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội
Tại Hồ Chí Minh
- Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc tại Tp. Hồ Chí Minh
- Địa chỉ: 75 Hai Bà Trưng, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Tại Đà Nẵng
- Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc tại Tp. Hồ Chí Minh
- Địa chỉ: Trần Trọng Khiêm, Khuê Mỹ, Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tài liệu đã được dán Tem hợp pháp hoá lãnh sự
- Bản gốc của tài liệu cần hợp pháp hoá lãnh sự
- Bản sao của tài liệu cần hợp pháp hoá (Không cần công chứng)
- CCCD bản gốc và 1 bản photo CCCD (không cần công chứng)
- Đơn đăng ký làm hợp pháp hoá (trong Đại sứ quán có sẵn)
- 90 USD để nộp phí.
- Bút để viết
Chú ý: Bạn nào mà đi làm hộ bạn nhớ nhắc bạn mình viết tay cho 1 tờ giấy ủy quyền nhé!
Quá trình làm hợp pháp hoá tại Đại sứ quán
Bước 1: Lấy số thứ tự
Sau khi đến Đại sứ quán, các bạn nhập yêu cầu vào máy lấy số thứ tự và chờ đến lượt. Trong lúc đó, bạn hãy lấy 1 tờ form đăng ký làm hợp pháp hóa và ngồi điền form (các thông tin được viết bằng tiếng Anh – Tiếng Việt không dấu).
Phiếu số thứ tự đến lượt nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Trung Quốc.
Bước 2: Nộp hồ sơ và nộp phí
Khi đến số thứ tự của bạn, nhân viên của Đại sứ quán (người Việt Nam) sẽ gọi bạn để thu hồ sơ và phí 90 USD. Công việc của bạn tiếp theo cần phải làm đó là chờ đợi 5 ngày (theo thời gian trên tờ giấy hẹn trả kết quả). Như vậy là bạn đã hoàn thành thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự/Công chứng tại Đại sứ quán Trung Quốc rồi đó 😀
Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Riba hi vọng bài viết này sẽ giúp các bạn đỡ bỡ ngỡ khi lần đầu tiên đi xin giấy tờ hợp pháp lãnh sự nhé!
Nếu các bạn gặp vấn đề gì khó, đừng quên inbox cho Riba Team để được hỗ trợ nhé. Chúc các bạn có mùa học bổng thành công!
Lưu ý: Không phải trường Đại học Trung Quốc nào cũng yêu cầu cung cấp tài liệu đã thông qua Hợp pháp hoá lãnh sự. Các bạn hãy chủ động tìm hiểu kỹ về yêu cầu hồ sơ apply học bổng, tránh để lãng phí kinh phí nhé ^^!
